Gemeente Westland: BRO-ondersteuning in elke fase

Gemeente Westland: BRO-ondersteuning in elke fase

Het is druk in de ondergrond in Westland. Naast de wettelijke verplichting was dat de belangrijkste reden voor de gemeente om de BRO op te starten. Antea Group bood van a tot z ondersteuning: van workshop, impactanalyse tot de inzet van een BRO-coördinator.

Businesslijnen:

Michel Jansen Vreeling pakte de handschoen op. Als teamleider van het cluster bedrijfsvoering, waaronder ook de basisregistraties vallen, vroeg hij zich af waar de BRO het beste belegd kon worden in de gemeentelijke organisatie. ‘Binnen ons cluster is voldoende kennis om een basisregistratie in te voeren, maar geen kennis of ervaring met de objecten in de ondergrond.’

Van start met BRO-workshop

Om die vraag te beantwoorden, startte de gemeente met een organisatiebrede workshop over de impact van de BRO. Experts van Antea Group vertelden over de inhoud, achtergrond en het gebruik van de BRO. Met deze input werd gezamenlijk een stakeholderanalyse gemaakt. Conclusie: de BRO heeft impact op meer afdelingen dan werd voorzien.

Impactanalyse BRO

Hierna werden we gevraagd om een impactanalyse én een plan van aanpak met een praktische insteek te maken. Aan de hand van 14 interviews brachten we in beeld welke objecten relevant zijn, wat de huidige processen zijn en wie welke taken en rollen heeft. Een helder rapport volgde waarin Michel Jansen Vreeling het Directieteam meenam in de bevindingen.

Wegwerken achterstanden

De belangrijkste conclusies gingen over het ‘wegwerken van de achterstanden’ uit tranche 1, het inrichten van de organisatie en het borgen van de BRO in de contracten met leveranciers. Ook het aanpassen van processen en checklists en het tijdig voorbereiden van de volgende tranches, waren aandachtspunten.

BRO-coördinator

Ook concludeerde Michel Jansen Vreeling dat het werk van de BRO-coördinator teveel omvat om een collega mee te belasten, maar te weinig om een nieuwe collega aan te nemen. Daarom is ervoor gekozen om deze rol te verweven met een andere functie binnen het Stelsel van Basisregistraties. In afwachting hiervan vervult Antea Group het BRO-coördinatorschap ad interim. Hierin ligt de focus op tranche 1 en 2 en de processen om BRO-proof te gaan en blijven werken.